Мероприятия: как подготовить и провести

Автор: Мария Колачевская.

Сегодня я хочу поговорить о том, как подготовить и качественно провести мероприятие для клиентов.

Казалось бы, что здесь сложного? Каждый когда-нибудь сталкивался с задачей – организовать мероприятие. Сложность в том, что в процессе задействованы люди – каждый со своим уровнем компетенций, знаний, умений и представлением что такое «хорошо».

«Хорошо» организованное мероприятие, на мой взгляд, это когда цель достигнута в рамках запланированного бюджета и всё прошло «как по маслу».

Цель и результат.

Какие могут быть цели? И что в таком случае будем считать хорошим результатом?

fitnessfiles_events

Т.е. от цели будет зависеть формат праздника, а от качественной подготовки и организации – результат.

Бюджет и эффективность.

С чего следует начать подготовку? Когда цель ясна, следует определить бюджет. Любое мероприятие должно быть прибыльным. А, следовательно, расходы на организацию должны компенсироваться полученной прибылью.

Если запланирован измеримый результат, такой как в примерах выше — факт продаж услуг или карт, то посчитать прибыль довольно просто. А если наша цель – создание клубной атмосферы, проведение дня рождения клуба или вовлечение в тренинг (бесплатные услуги), как быть?

Тогда прибыль нужно искать в продлении клубных карт. Ведь это логично? Мы создаём некую внутри клубную жизнь с прицелом на то, что наши клиенты будут рады посещать клуб, найдут занятие по душе и продлят карту, когда придёт время.

Составив таблицу, где в доходную часть попадают планируемые продления (и доход от продажи продлений), а в расходную – расходы на организацию мероприятий и внутриклубный маркетинг, мы увидим баланс, который наглядно покажет, эффективны ли наши действия.

Информирование клиентов и сотрудников.

Далее переходим к тактике. Есть цель, определён желаемый результат и формат мероприятия, запланирован некий бюджет. Далее мы продумываем подробный сценарий и рекламную поддержку.

На каких информационных носителях стоит размещать информацию? Где чаще всего бывают наши клиенты? Информационные стенды в раздевалках, а также на рецепции клуба наиболее эффективны.

Однако стоит соблюдать строгую очерёдность размещения информации (неактуальные объявления сразу снимать). Всё хорошо в меру и каждый знает по себе — когда рекламы много, её перестаёшь воспринимать.

Анонс следует продумать. Кроме традиционных объявлений можно применять голосовые объявления, ролики на ЖК экранах (если есть), транслировать записанные аудио ролики.

Очень важный момент! Когда мы начинаем рекламировать предстоящий праздник, все сотрудники клуба, да, да – все – должны быть готовы отвечать на вопросы клиентов. Каждый, от бармена до менеджера по продажам должен иметь информацию о том, что затевается в клубе.

А для этого ответственный за организацию праздника должен ещё до старта рекламной кампании подготовить подробный сценарий и разослать его сотрудникам всех подразделений.

План мероприятия.

Сценарий должен содержать вводную информационную часть (цель, дата, время, место проведения, условия участия, информация о призах и подарках, если это предусмотрено, планируемое количество участников и занятых сотрудников, какие подразделения задействованы). Далее подробный временной план (что происходит, запланированное время, необходимый инвентарь, ответственный). При разработке временного плана стоит учесть все детали, а также предусмотреть время на «смену декораций» — например, перестановку оборудования после показательных номеров.

Стоит обозначить время занятости сотрудников (примерно час понадобится для подготовки помещения и хотя бы полчаса на уборку зала после праздника).

В конце сценария должен быть приведён чек-лист – перечень всего того, что должно быть в наличие к началу праздника (Что? Где? Когда?).

Когда все компоненты сложатся, уверена, цель будет достигнута.


  • Мы организовывали мероприятия разных форматов: от Дня рождения клуба до сетевых масштабных вечеринок на полтысячи человек с приглашенными звездами. Есть что обсудить? Пишите!

Обращайтесь! Рады помочь.